PROZESSAUTOMATISIERUNG
Einmal klar geregelt
Im Alltag entlastet.
Angaben übertragen, Unterlagen zuordnen, Zuständigkeiten weitergeben: Viele Aufgaben folgen einem ähnlichen Ablauf. Ich automatisiere solche Arbeitsabläufe im vereinbarten Umfang. Dafür mache ich die einzelnen Schritte mit Ihnen sichtbar und prüfe die technischen Voraussetzungen. Ausnahmen und persönliche Freigaben gehören von Anfang an dazu.
IHR ALLTAG GIBT DIE RICHTUNG VOR
Prozessautomatisierung für wiederkehrende Aufgaben.
Jeder Schritt braucht einen Grund.
Ich erfasse Auslöser, Eingaben und gewünschtes Ergebnis. So zeigt sich, wo Daten doppelt erfasst werden oder ein Vorgang auf die nächste Person wartet.
Die vorhandene Technik entscheidet mit.
Ich prüfe, ob Ihre Programme die benötigten Daten bereitstellen und die vorgesehenen Aktionen unterstützen. Zugriffe, verfügbare Schnittstellen und Lizenzbedingungen bestimmen die Möglichkeiten.
Ausnahmen bekommen einen eigenen Weg.
Unvollständige Angaben, doppelte Einträge und ein nicht erreichbarer Dienst gehören in die Planung. Ich lege mit Ihnen fest, wann der Vorgang stoppt und wer ihn übernimmt.
Der Ablauf soll verständlich bleiben.
Für eine vereinbarte Umsetzung werden Regeln und Zuständigkeiten dokumentiert. Vor dem Einsatz stehen passende Testfälle; Änderungen und laufende Betreuung erhalten einen eigenen Umfang.
EIN KLARES ERGEBNIS
Ein Ablauf, den Sie beurteilen können.
- Eine Darstellung der betrachteten Schritte, Eingaben und Übergaben.
- Ein technischer Vorschlag mit geprüften Voraussetzungen und offenen Abhängigkeiten.
- Definierte Freigaben, Ausnahmen und Testfälle für die vereinbarte Umsetzung.
Ein Schritt nach dem anderen.
Ich halte fest, was entstehen soll, welche Informationen gebraucht werden und woran Sie das Ergebnis beurteilen können.
- 01
Vorgang aufnehmen.
Ich gehe einen typischen Fall und seine wichtigsten Ausnahmen mit Ihnen durch.
- 02
Anschluss prüfen.
Ich prüfe Funktionen, Berechtigungen und Grenzen der betroffenen Programme.
- 03
Regeln festlegen.
Sie und ich legen fest, was automatisch passieren darf und wo eine Person übernimmt.
- 04
Begrenzten Ablauf testen.
Ein vereinbarter Test berücksichtigt auch fehlende Angaben und Störungen. Erst anhand des Ergebnisses wird über den weiteren Einsatz entschieden.
MÖGLICHE ANWENDUNGEN
So könnte es in Ihrem Unternehmen aussehen.
Vom Formular zur bearbeitbaren Aufgabe.
Eine neue Anfrage könnte nach Eingang auf Pflichtangaben geprüft und einer zuständigen Person vorgelegt werden. Eine Kundenantwort erfolgt erst im vereinbarten Freigabeprozess.
Unterlagen zur Prüfung weitergeben.
Wenn eine definierte Unterlage vorliegt, könnte eine Prüfung angefordert werden. Die nächsten Schritte beginnen nach der vorgesehenen Entscheidung.
Offene Vorgänge regelmäßig sichten.
Ein zeitgesteuerter Ablauf könnte eine Übersicht fälliger Aufgaben erzeugen. Welche Daten dafür verfügbar sind und wer die Übersicht sehen darf, wird vorher geprüft.
Die Beispiele zeigen mögliche Anwendungen. Welche davon zu Ihren Abläufen und vorhandenen Programmen passt, kläre ich vor der Umsetzung.
Die Verbindung mit bestimmten Programmen wird erst nach technischer Prüfung zugesagt. Automatische Bestellungen, Zahlungen oder verbindliche Kundenkommunikation sind kein pauschaler Bestandteil. Solche Aktionen benötigen einen ausdrücklich vereinbarten Ablauf und passende Freigaben.
Sie erhalten ein persönliches Angebot für den vereinbarten Umfang. Einmaliger Aufwand und laufende Kosten werden getrennt ausgewiesen. Alle Preise verstehen sich netto zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer.
BEI EINER KONKRETEN AUFGABE BEGINNEN
Wo Automatisierung im Alltag helfen kann.
Welche wiederkehrende Aufgabe eignet sich für einen ersten Versuch? Der Ratgeber hilft, Nutzen, Prüfschritte und menschliche Freigaben einzuordnen.
KI-Automatisierung für kleine UnternehmenGUT ZU WISSEN
Klare Fragen.
Klare Antworten.
Braucht jede Automatisierung künstliche Intelligenz?
Nein. Viele Vorgänge lassen sich mit festen Bedingungen und Auslösern beschreiben. Ob eine KI-Funktion einen zusätzlichen Nutzen bietet, hängt davon ab, welche Informationen verarbeitet werden sollen.Vertiefen: Triggers in Power Automate
Können meine vorhandenen Programme verbunden werden?
Das hängt von ihren Funktionen, Schnittstellen, Zugriffsrechten und Lizenzen ab. Ich prüfe diese Voraussetzungen vor einer Zusage. Ein bekanntes Programmlogo allein ist kein Nachweis für eine funktionierende Verbindung.
Was passiert, wenn Angaben fehlen oder ein Dienst ausfällt?
Für die vereinbarte Lösung wird festgelegt, welche Fälle gestoppt oder zur Bearbeitung vorgelegt werden. Diese Fälle gehören in den Testumfang. Umfang und Reaktionsweise einer späteren Betriebsüberwachung werden gesondert vereinbart.
Was kostet die laufende Nutzung?
Das richtet sich unter anderem nach den eingesetzten Diensten, dem Nutzungsumfang und der Betreuung. Ich trenne einmalige Einrichtung und laufende Kosten im Angebot; fremde Lizenzpreise werden für den jeweiligen Stand geprüft.
SPRECHEN SIE MIT MIR
Welchen Schritt machen Sie immer wieder?
Beschreiben Sie mir den Vorgang vom Eingang bis zum Ergebnis. Daraus lässt sich eine konkrete Prüfung machen.
Ablauf zur Prüfung vorstellen
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